Wer regelmäßig an öffentlichen Ausschreibungen teilnimmt, kennt das Problem: Bei jeder Bewerbung dieselben Nachweise einreichen. Handelsregisterauszug, Unbedenklichkeitsbescheinigungen, Referenzen – immer wieder. Die Präqualifizierung schafft Abhilfe. Und nebenbei erklären wir CPV-Codes und die wichtigsten Auftragnehmertypen.

Präqualifizierung: Einmal nachweisen, überall nutzen

Das Prinzip

Bei der Präqualifizierung weisen Sie Ihre Eignung einmalig nach. Diese Nachweise werden zentral hinterlegt. Bei künftigen Ausschreibungen geben Sie nur noch Ihre PQ-Nummer an – statt alle Dokumente erneut einzureichen.

Der Nutzen für Sie

Zeitersparnis: Keine wiederholte Zusammenstellung von Unterlagen. Keine Jagd nach aktuellen Bescheinigungen bei jeder Ausschreibung.

Professionelles Auftreten: Die PQ-Nummer zeigt dem Auftraggeber sofort: Dieses Unternehmen hat seine Hausaufgaben gemacht.

Weniger Fehlerquellen: Fehlende oder veraltete Nachweise sind ein häufiger Ausschlussgrund. Die PQ reduziert dieses Risiko.

Wie funktioniert es?

  1. Registrierung bei einer Präqualifizierungsstelle
  2. Einreichung aller erforderlichen Nachweise (Handelsregister, Gewerbeanmeldung, Unbedenklichkeitsbescheinigungen, Referenzen)
  3. Prüfung durch die Stelle
  4. Eintragung in das Verzeichnis und Vergabe der PQ-Nummer
  5. Jährliche Aktualisierung der Nachweise

Wo gilt die Präqualifizierung?

Das wichtigste System ist das Amtliche Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen (AVPQ) für Liefer- und Dienstleistungen.

Im Baubereich gibt es die PQ VOB – speziell auf die Anforderungen der Bauvergabe zugeschnitten.

Wichtig: Die Präqualifizierung ersetzt nicht alle Nachweise. Auftragsbezogene Anforderungen (etwa projektspezifische Referenzen) müssen Sie weiterhin separat nachweisen.

Lohnt sich das für mein Unternehmen?

Die PQ lohnt sich, wenn Sie:

  • Regelmäßig an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen
  • Im Baubereich oder bei Liefer-/Dienstleistungen aktiv sind
  • Zeit bei der Angebotserstellung sparen wollen

Die Kosten liegen typischerweise bei einigen hundert Euro pro Jahr – plus dem Aufwand für die Aktualisierung.

Die Eigenerklärung: Die schnelle Alternative

Nicht immer brauchen Sie eine vollständige Präqualifizierung. Bei vielen Ausschreibungen reicht zunächst eine Eigenerklärung – also eine Selbstauskunft.

Die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE)

Für EU-weite Ausschreibungen gibt es ein standardisiertes Formular: die EEE (englisch: ESPD – European Single Procurement Document).

Mit der EEE erklären Sie:

  • Dass keine Ausschlussgründe vorliegen
  • Dass Sie die Eignungskriterien erfüllen
  • Dass Sie die Nachweise auf Anforderung vorlegen können

Vorteil: Sie müssen nicht sofort alle Dokumente besorgen. Nur der Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, muss die Nachweise dann tatsächlich vorlegen.

Eignungsleihe: Fremde Stärken nutzen

Was tun, wenn Ihrem Unternehmen eine bestimmte Qualifikation oder Kapazität fehlt? Die Eignungsleihe erlaubt es, auf Ressourcen anderer Unternehmen zurückzugreifen.

Beispiel: Für einen Großauftrag fehlt Ihnen die geforderte Personalstärke. Sie können die Kapazitäten eines Partnerunternehmens „leihen" und in Ihrem Angebot angeben.

Wichtig: Der eignungsverleihende Partner muss die entsprechenden Nachweise vorlegen und haftet mit.

CPV-Codes: Die Sprache der Ausschreibungen

Was sind CPV-Codes?

Das Common Procurement Vocabulary ist ein EU-weites Klassifizierungssystem. Jede Leistung hat einen numerischen Code. Dieser Code wird in Ausschreibungen angegeben und ermöglicht die systematische Suche.

Beispiele:

  • 45000000: Bauarbeiten
  • 72000000: IT-Dienstleistungen
  • 79340000: Werbe- und Marketingdienste
  • 85000000: Gesundheits- und Sozialwesen

Warum sind CPV-Codes wichtig für Sie?

Für die Suche: Wenn Sie Ihre relevanten CPV-Codes kennen, finden Sie passende Ausschreibungen schneller. Die meisten Plattformen erlauben die Filterung nach CPV.

Für die Strategie: Analysieren Sie, welche CPV-Codes in Ihrer Branche häufig ausgeschrieben werden. Das zeigt, wo die Nachfrage liegt.

Für internationale Aufträge: CPV-Codes sind EU-weit einheitlich. Sie funktionieren in Deutschland genauso wie in Frankreich oder Polen.

Wo finde ich den richtigen Code?

Die vollständige CPV-Code-Liste ist online verfügbar. Nutzen Sie die Suchfunktion mit Stichwörtern Ihrer Leistung. Im Zweifel: Schauen Sie in ähnliche Ausschreibungen, welche Codes dort verwendet werden.

NUTS-Codes: Die geografische Dimension

Neben dem CPV-Code enthält jede Ausschreibung auch einen NUTS-Code. Dieser bezeichnet die Region, in der die Leistung erbracht wird.

NUTS steht für „Nomenclature des Unités Territoriales Statistiques" – das europäische System zur geografischen Einteilung.

Für Sie relevant: NUTS-Codes helfen bei der regionalen Filterung. Wenn Sie nur in Norddeutschland tätig sein wollen, filtern Sie nach den entsprechenden NUTS-2-Regionen.

Auftragnehmertypen: Wer macht was?

Bei größeren Projekten arbeiten oft mehrere Unternehmen zusammen. Die verschiedenen Rollen zu verstehen ist wichtig – sowohl für Ihre eigene Positionierung als auch für die Zusammenarbeit.

Generalunternehmer (GU)

Der Generalunternehmer übernimmt die Gesamtverantwortung für ein Projekt. Er führt einen Teil der Leistungen selbst aus und vergibt andere an Nachunternehmer.

Typisch im Bau: Der GU baut das Gebäude und koordiniert alle Gewerke. Elektro, Sanitär, Heizung – er sorgt dafür, dass alles zusammenpasst.

Generalübernehmer (GÜ)

Der Generalübernehmer ist ähnlich, aber mit einem wichtigen Unterschied: Er führt keine Leistungen selbst aus. Er koordiniert nur und vergibt alles an Nachunternehmer.

Der Unterschied zum GU: Der GÜ ist reiner Koordinator. Der GU bringt eigene Kapazitäten ein.

Totalunternehmer

Der Totalunternehmer geht noch einen Schritt weiter: Er übernimmt nicht nur die Ausführung, sondern auch die Planung. Bei ihm bekommen Sie alles aus einer Hand.

Nachunternehmer / Subunternehmer

Nachunternehmer führen Teilleistungen im Auftrag des Hauptauftragnehmers aus. Sie haben keinen direkten Vertrag mit dem öffentlichen Auftraggeber, sondern mit dem Generalunternehmer.

Für Sie als Nachunternehmer wichtig:

  • Ihre Referenzen können Sie auch für eigene Bewerbungen nutzen
  • Der Hauptauftragnehmer haftet gegenüber dem Auftraggeber
  • Bei größeren Aufträgen muss der Hauptauftragnehmer seine Nachunternehmer oft vorab benennen

Die Bietergemeinschaft

Manchmal ist ein Auftrag für ein einzelnes Unternehmen zu groß. Dann können sich mehrere Unternehmen zu einer Bietergemeinschaft zusammenschließen.

Wichtig: Die Bietergemeinschaft tritt als Einheit auf und haftet gesamtschuldnerisch. Das heißt: Der Auftraggeber kann sich bei Problemen an jeden Partner wenden.

Die Referenzbescheinigung: Ihr Leistungsnachweis

Bei vielen Ausschreibungen müssen Sie Referenzen nachweisen – also ähnliche Projekte, die Sie erfolgreich abgeschlossen haben.

Die Referenzbescheinigung ist der offizielle Nachweis. Sie wird vom früheren Auftraggeber ausgestellt und bestätigt:

  • Was Sie geliefert haben
  • In welchem Zeitraum
  • Mit welchem Ergebnis

Tipp: Sammeln Sie Referenzbescheinigungen proaktiv. Bitten Sie nach jedem erfolgreichen Projekt um eine Bestätigung. Wenn Sie sie für eine Ausschreibung brauchen, ist es oft zu spät, sie noch zu besorgen.

Die Urkalkulation: Warum Auftraggeber sie einfordern

Die Urkalkulation ist Ihre ursprüngliche Preiskalkulation für das Angebot. Manche Auftraggeber fordern, dass Sie diese hinterlegen – verschlossen und ungeöffnet.

Der Zweck: Bei späteren Nachträgen oder Streitigkeiten kann die Urkalkulation herangezogen werden, um die Preisbildung nachzuvollziehen.

Wichtig: Die Urkalkulation wird nur im Streitfall geöffnet. Sie müssen nicht befürchten, dass Ihre Kalkulation öffentlich wird.

Fazit: Gut vorbereitet ist halb gewonnen

Die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen erfordert Vorbereitung:

  • Präqualifizierung spart Zeit und reduziert Fehlerquellen
  • CPV-Codes helfen bei der gezielten Suche
  • Referenzen müssen gesammelt werden, bevor Sie sie brauchen
  • Auftragnehmermodelle bestimmen Ihre Rolle im Projekt

Investieren Sie in diese Grundlagen. Sie zahlen sich bei jeder Ausschreibung aus.

Diese Artikelserie hat Ihnen die Grundlagen des deutschen Vergaberechts vermittelt. Von den Gesetzen über die Plattformen und Schwellenwerte bis zu den Verfahren und der Vorbereitung – Sie haben jetzt das Wissen, um erfolgreich an öffentlichen Ausschreibungen teilzunehmen.